良好的第一影響

　　試著用“salutation”制造一個(gè)好印象。作為一封信的開(kāi)始，你還要確定收信人的名字和稱(chēng)呼是正確的。例如Dear Ms. Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他們的姓名的話。

　　表明你的目的

　　你應(yīng)該在信的第一段闡明寫(xiě)信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

　　寫(xiě)信的原因

　　寫(xiě)商務(wù)信件的原因有很多種，例如inquiry詢(xún)問(wèn)信息， request求某人做某事， apology 道歉， complaint投訴一個(gè)問(wèn)題。這就決定了信件的形式和語(yǔ)氣。

　　申請(qǐng)信

　　如果您在寫(xiě)一封請(qǐng)求信，你就可以寫(xiě)Could you possibly... 或是I would be grateful if you could...

　　轉(zhuǎn)達(dá)壞消息

　　如果你是寫(xiě)一些壞消息或是道歉，那你就應(yīng)該寫(xiě)的禮貌而得體，并說(shuō)明問(wèn)題的原因。例如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。

　　信件收尾

　　在最后一段中，你可以把一些closing remarks 寫(xiě)進(jìn)去，就像Please contact us if you have any further questions。如果你的信中還包括了文件等等，你可以在信尾處寫(xiě)上Please find enclosed... 或是I am enclosing...

　　提到今后的聯(lián)系時(shí)間

　　信尾處你還應(yīng)該提到今后聯(lián)系的時(shí)間，例如：I look forward to seeing you next Thursday.

　　結(jié)束信件

　　如何寫(xiě)close信件的結(jié)尾，要看你和收信人的關(guān)系如何。Yours faithfully比Yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之間。

　　簽名

　　在結(jié)束語(yǔ)后簽上你的signature（手簽的名字），然后在下面加上你的名字和你的職位。

　　檢查錯(cuò)誤

　　你該在你發(fā)信前仔細(xì)的proofread你寫(xiě)的信，看看有沒(méi)有語(yǔ)法、拼寫(xiě)、或發(fā)音的錯(cuò)誤。最后檢查一下你的信是否清晰、簡(jiǎn)短、正確、謙恭，有說(shuō)服力以及完整。